Forum Administrasi dan Keuangan 6 Mei 2013

Pada hari Senin tanggal 6 Mei 2013, kami mengadakan Forum Administrasi dan Keuangan KM IPB. Bertempat di Ruang Sidang gedung Student Centre, Forum ADK ini mengundang seluruh sekretaris dan bendahara dari BEM KM, UKM, dan DPM Wilayah, serta Wasekjend I dan II MPM KM IPB. Forum berlangsung dari pukul 19.00 sampai 20.00, dengan sekretaris umum I DPM KM, Yucha Fitriana, serta bendahara umum I DPM KM, Istiqomah Vista, bertindak sebagai moderator.

Forum ADK kali ini membahas informasi-informasi terbaru mengenai keuangan dan administrasi KM IPB. Sebagaimana rekan-rekan semua sudah ketahui, kondisi keuangan KM IPB sekarang ini masih dalam proses diusahakan. Hasil dari forum ADK ini adalah sebagai berikut:

Informasi Mengenai Keuangan

  • Sebagaimana teman-teman ketahui, pada tahun ini terdapat perubahan-perubahan terkait keuangan perguruan tinggi. Salah satu dari perubahan-perubahan tersebut adalah tahun ini dana yang akan kita gunakan 100% adalah dana DIPA (alias langsung dari APBN, Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara), bukan lagi dana dari masyarakat seperti sebelumnya. Perubahan ini pastinya akan mengarah pada perubahan sistem keuangan KM IPB.
  • Dana, atau keuangan, yang akan kita terima saat ini belum ‘pasti’. Namun demikian, pembahasan dana saat ini telah sampai di MWA (Majelis Wali Amanat) IPB.
  • Berkaitan dengan poin pertama di atas, mengenai sistem keuangan yang akan kita gunakan nantinya, kemungkinan besar tanggal 15 Mei 2013 akan segera ada kepastian dari institusi. Kepastian-kepastian tersebut meliputi sistem keuangan yang baru: bentuknya seperti apa, alurnya seperti apa nantinya, dsb.

Informasi Mengenai Administrasi

  • Meskipun ada perubahan-perubahan dalam sistem keuangan, konten proposal kemungkinan tidak akan berubah.
  • Penggunaan dana APBN menuntut lebih ketatnya dan ‘resmi’-nya administrasi kita. Oleh karena itu, nantinya di Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) kegiatan, yang tadinya melampirkan nota hasil transaksi/pengeluaran dana akan diganti dengan kwitansi bermaterai. Oleh karena itu, pastinya sangat diharapkan tidak terjadi kesalahan, karena kwitansi yang bermaterai berarti berkekuatan hukum.
  • Untuk lebih spesifik mengenai alur, sistem, dan sebagainya, akan diberitahu lagi segera setelah ada kepastian dari institusi mengenai sistem keuangan yang baru pada tanggal 15 Mei.

Tanya Jawab dan Diskusi

Q: Bagaimana dengan administrasi dari kegiatan jika saat ini sudah ada kegiatan yang berjalan dan membuat LPJ? Apakah dengan format LPJ yang baru?
A: Kemungkinan memang akan membuat LPJ dengan format yang baru.

Q: Apakah nanti akan membuat RKAT yang baru?
A: Tidak, tetap menggunakan RKAT yang lama.

Q: Bolehkah kita mengirim LPJ ke DPM KM dalam bentuk softcopy sebelum ada kejelasan?
A: Iya, boleh. Memang sebaiknya dalam bentuk softcopy terlebih dahulu sampai ada kepastian nantinya.

Q: Bagaimana jika nota hilang?
A: Kalau bisa minta nota yang baru. Diusahakan, sebisa mungkin jangan sampai hilang.

Q: Bagaimana jika nominalnya kecil? Apakah tetap menggunakan kwitansi bermaterai?
A: Selama jumlahnya tidak terlalu besar, mungkin nanti akan digabung dengan beberapa pengeluaran dan dibuat materai. Mengenai kwitansi bermaterai nanti akan ada format tersendiri dari Ditmawa.

Saran: Sebelum ada dana yang turun, lebih baik kita gunakan format LPJ yang lalu saja. Karena saat ini kita ini tidak ada dana yang turun, sementara kita harus membuat LPJ dengan format baru meskipun kita belum mendapatkan dana. Sehingga tidak relevan.
Tanggapan: Harapannya, kita saling mengerti saja dengan institusi. Karena sebenarnya, justru kita (mahasiswa) diminta untuk tidak mengadakan kegiatan. Namun, karena ada desakan dari kita, kegiatan tetap ada. Maka dari itu, diharapkan kita mengikuti alur yang diberikan institusi.

Q: Apabila kegiatan sudah dilaksanakan, apakah dana kompetitif masih bisa dipakai?
A: untuk dana kompetitif, sampai saat ini masih belum ada kepastian ada atau tidak.

Tambahan

Diharapkan, RAB sampai akhir Mei dikumpulkan paling lambat 2 (dua) minggu dari sekarang, tepatnya tanggal 20 Mei. RAB dapat dikirim langsung ke email DPM KM IPB. Format RAB masih sama dengan bulan yang kemarin, jadi harapannya bisa segera dibuat.

Lalu, untuk rekan-rekan dari wilayah/fakultas, diharapkan dapat lebih sering melakukan pendekatan dengan Dekanat di fakultasnya agar dapat mendapatkan dana pinjaman dari Dekanat. Hal ini perlu agar kita semua tidak terlalu bergantung pada KM.

.

Demikianlah hasil dari Forum Administrasi dan Keuangan yang telah dilaksanakan pada tanggal 6 Mei 2013 kemarin. Harapannya, teman-teman bisa turut membantu menyebarluaskan informasi-informasi di atas ke rekan-rekan di fakultasnya. Ke depannya, apabila ada info-info terbaru lagi yang berkaitan dengan administrasi dan keuangan, kami akan berusaha sesegera mungkin memberitahukan kepada rekan-rekan sekalian.

Terima kasih, semoga meski dengan berbagai hal yang ada, KM IPB bisa terus maju!

– HIDUP MAHASISWA!

Share/Bookmark