Forum Administrasi dan Keuangan DPM KM 9 Mei 2013

Hari ini, Kamis 9 Mei 2013 diadakan pertemuan Biro Adminkeu DPM KM yang terdiri dari Sekretaris Umum I, Sekretaris Umum II, Bendahara Umum I, Bendahara Umum II,  dan para Sekretaris Komisi.

Peserta yang hadir dalam forum tersebut adalah Yucha Fitriana (Sekretaris Umum I), M. Andhika Nur (Sekretaris Umum II), Istiqomah Vista D. (Bendahara Umum I), Herlin (Sekretaris Komisi I), dan Lukluatun niswah (Sekretaris Komisi IV). Beberapa anggota  yang lain tidak bisa hadir karena berhalangan hadir. Forum tersebut diadakan di Ruang Rapat Kecil Student Centre. Agenda forum kali ini adalah penyampaian informasi sekaligus perapihan koordinasi, dan kesepakatan rutinitas forum biro adminkeu.

Pertama-tama, para anggota biro adminkeu menyepakati terlebih dahulu kira-kira kapan akan diadakan agenda rutin forum biro adminkeu. Karena mempertimbangkan kesibukan agenda masing-masing, maka disepakati bahwa forum biro adminkeu akan diadakan setiap dua minggu sekali pada hari rabu atau kamis. Sehingga, forum biro adminkeu selanjutnya akan diadakan pada tanggal 22 atau 23 Mei.

Setelah itu Lukluatun mengingatkan kembali mengenai PJ pengoreksi proposal UKM berdasarkan bidangnya. Yucha menjadi PJ untuk UKM bidang keagamaan dan Seni. Andhika PJ untuk UKM bidang olahraga beladiri, Danar Intan PJ untuk UKM bidang olahraga non beladiri, dan Lukluatun menjadi PJ untuk UKM bidang khusus.

Untuk alur pengoreksian proposal sendiri, pertama dari UKM akan mengirim proposal yang akan dikoreksi kepada Lukluatun. Setelah itu, dari Lukluatun akan memberitahu kepada PJ dari UKM nya serta Istiqomah. Istiqomah sendiri bertugas untuk mengecek proposal dibagian pendanaan, sementara orang-orang yang bertugas untuk mengecek proposal itubertugas  untuk mengecek apakah proposal sudah sesuai dengan format dan SOP Adminkeu 2013. Setelah semua pengecekan selesai, kemudian dikembalikan ke Lukluatun dan diserahkan kepada UKM yang bersangkutan.

Kemudian, ada alur baru untuk disposisi proposal, LPJ, Progress report, dan  Press release. Setelah DPM KM memberikan surat disposisi proposal, LPJ Progress report ataupun press release, maka anggota DPM KM yang bersangkutan wajib mendatanya pada berkas controlling (map berwarna hijau). Tujuannya adalah agar proposal, LPJ, press release, ataupun progress report yang masuk bisa terdata dengan baik dan rapi.

Kemudian diharapkan kepada setiap Sekretaris komisi yang menaungi kementrian, lebih sering mengingatkan komisi yang dinaungi mengenai proposal kegiatan dari kegiatan yang sudah berlangsung.

Untuk proses sidak, diharapkan sebelum H-2 sidak, beritahu Yucha siapa saja orang-orang yang akan melakukan sidak. Setelah itu Yucha akan segera membuat Surat tugas untuk melakukan sidak. Kemudian orang-orang yang akan bertugas, dapat mengambil surat tugas nya untuk melakukan sidak. Jangan lupa untuk mengambil form evaluasi proker dan kuisioner. Untuk kuisionernya, sebelum difotokopi, diisi terlebih dahulu nama kegiatan yang akan di inspeksi. Setelah itu baru difotokopi dan disebar.

Share/Bookmark